Die Menschen verbringen so viel Zeit in Geschäftsbesprechungen, dass die Umwandlung von Besprechungszeit in nachhaltige Ergebnisse eine Priorität für erfolgreiche Organisationen ist. Maßnahmen, die Geschäftsbesprechungen erfolgreich machen, erfordern ein Management durch den Sitzungsleiter vor, während und nach der Besprechung.
Vor der Geschäftsbesprechung zu ergreifende Maßnahmen
Aktionen vor dem Geschäftstreffen bilden die Grundlage für die Erzielung von Sitzungsergebnissen. Sie können alle notwendigen Folgemaßnahmen durchführen, aber ohne die Vorarbeit werden Sie keinen Erfolg haben.
Planen Sie das Geschäftstreffen
Beginnen Sie mit intelligenter Planung. Stellen Sie zunächst fest, ob Sie andere Mitarbeiter benötigen, die Ihnen bei der Planung des Treffens helfen (d.h. Personen aus einigen wenigen Abteilungen hinzuziehen). Entscheiden Sie dann, was Sie mit der Durchführung der Besprechung erreichen wollen, und legen Sie machbare Ziele fest.
Die Ziele, die Sie sich für Ihre Geschäftsbesprechung setzen, bilden den Rahmen für einen effektiven Besprechungsplan. Wie Stephen Covey in den "Sieben Gewohnheiten hocheffektiver Menschen" sagt: "Beginnen Sie mit dem Ziel vor Augen". Ihr Besprechungszweck bestimmt den Besprechungsschwerpunkt, die Besprechungsagenda und die Teilnehmer, die Sie zur Teilnahme an der Besprechung benötigen.
Sicherstellen, dass Sie eine Besprechung benötigen
Es mag rückständig klingen, aber wenn Sie Ihren Plan für Geschäftsbesprechungen entwickelt haben, stellen Sie sicher, dass ein Treffen ein geeignetes Mittel ist, um die von Ihnen festgelegten Ziele zu erreichen. Das Abhalten von Besprechungen ist ein kostspieliges Unterfangen, wenn man die abrechenbaren Kosten für die Teilnehmer bedenkt. Geben Sie sich alle Mühe, um festzustellen, dass eine Besprechung die beste Gelegenheit ist, das Problem zu lösen, den Prozess zu verbessern oder eine lang- oder kurzfristige Strategie für Ihr Team oder Ihre Abteilung zu entwickeln.
Gewährleistung einer angemessenen Teilnahme an der Tagung
Wenn ein Geschäftstreffen das geeignete Mittel ist, um Ihre Ziele zu erreichen, erkundigen Sie sich bei den Teilnehmern, deren Teilnahme für den Erfolg des Treffens erforderlich ist. Das klingt vielleicht wie ein Kinderspiel, aber es bringt den klügsten Leiter ins Stolpern - die wichtigsten Teilnehmer müssen verfügbar sein, um an der Besprechung teilnehmen zu können.
Manchmal entsendet man Delegierte in ihrer Abwesenheit. Wenn ein Delegierter an Stelle eines wichtigen Entscheidungsträgers teilnimmt, stellen Sie sicher, dass der ernannte Mitarbeiter die Befugnis hat, endgültige Entscheidungen zu treffen, die abgezeichnet werden können. Andernfalls vertagen Sie die Sitzung.
Verteilung und Überprüfung der Vorarbeiten vor der Tagung
An wie vielen Sitzungen haben Sie teilgenommen, die damit begannen, dass der Sitzungsleiter ein Bündel Papier austeilte oder eine PowerPoint-Präsentation erstellte, um eine Diskussion einzuleiten? Es ist frustrierend, weil das Treffen zu einer Gruppeneinlesung wird, die für Ihr Unternehmen kaum produktiv ist.
Sie können Geschäftsbesprechungen am produktivsten gestalten und Ergebnisse sicherstellen, indem Sie im Vorfeld der Besprechung die notwendige Vorarbeit leisten. Die Bereitstellung von Vorarbeiten, Diagrammen, Grafiken und Lesematerial 48 Stunden vor Beginn einer Besprechung bedeutet, dass alle bereit sind, sofort einzusteigen.
Die Dokumentation, die Ihnen helfen wird, die Ziele der Besprechung zu erreichen, kann Folgendes umfassen:
- Berichte und Daten
- Diagramme und Links zu Wettbewerbsinformationen
- Verkäufe seit Monatsende
- Produktionspläne
- Microsoft PowerPoint-Folien, die wichtige Diskussionspunkte veranschaulichen
- Sitzungsprotokolle, Notizen und Nachbereitung früherer Sitzungen oder verwandter Sitzungen und Projekte
Aktionen während des Geschäftstreffens
Wenn Sie während des Geschäftstreffens die Zeit effektiv nutzen, werden Sie Begeisterung für das Thema aufbauen und Engagement bei den Teilnehmern erzeugen. Die Menschen werden sich als Teil von etwas fühlen, das größer ist als ihre alltäglichen Herausforderungen. Daher wird ein gut moderiertes, aktives Treffen, das die Voraussetzungen für die Nachbereitung schafft, zu Sitzungsergebnissen führen.
Das Geschäftstreffen wirkungsvoll moderieren
Der Sitzungsleiter setzt einen positiven, produktiven Ton für die Interaktion zwischen den Sitzungsteilnehmern. Eine effektive Sitzungsleitung beginnt mit einer Überprüfung der Ziele bzw. der erwarteten Ergebnisse der Sitzung und der Tagesordnung. Der Moderator hilft den Gruppenmitgliedern, konzentriert und produktiv zu bleiben.
Das Sitzungsdesign und die Tagesordnung bilden den Rahmen für die Sitzung. Ein effektiver Moderator, der die Teilnehmer auf Kurs hält, stellt sicher, dass die erwarteten, gewünschten Ergebnisse als Ergebnis der Sitzung erreicht werden.
Beziehen Sie jeden Teilnehmer in machbare Aktionen ein
Jede Arbeitsgruppe hat unterschiedliche Persönlichkeiten, die zu den Treffen erscheinen. Sie haben stille Mitarbeiter ebenso wie Leute, die versuchen, jeden Diskussionspunkt zu dominieren. Unabhängig davon, ob Sie die Sitzung moderieren oder daran teilnehmen, müssen Sie jeden Teilnehmer in den Prozess der Verwirklichung der Ziele der Sitzung einbeziehen.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder Teilnehmer in das Thema der Besprechung investiert ist und nachfassen wird. Sie werden nicht ein Mitglied - oder Sie selbst - haben, das versucht, die ganze Last zu tragen.
Erstellen Sie einen effektiven Folgeplan für Geschäftsmeetings
Erstellen Sie während der Geschäftsbesprechung einen Folgeplan mit Aktionspunkten. Effektive Pläne umfassen Folgendes:
- Der spezifische Aktionspunkt
- Der Name der Person, die die Verantwortung für die Durchführung des Aktionspunkts übernommen hat
- Das Fälligkeitsdatum des Aktionspunkts
- Konsens darüber, was den Abschluss des Aktionspunkts ausmacht
Diskutieren Sie reale Szenarien und Erfolgshindernisse, die die Teammitglieder möglicherweise erleben, wenn sie versuchen, die für die Ergebnisse erforderlichen Punkte zu erreichen. Wenn Sie eine Folgesitzung benötigen, stellen Sie die Zeit vor der Abreise der Teilnehmer so ein, dass sie in den Kalender aller Teilnehmer eingetragen wird.
Maßnahmen nach dem Geschäftstreffen
Maßnahmen und Planung vor und während des Treffens spielen eine große Rolle, wenn es darum geht, die erwarteten, positiven und konstruktiven Ergebnisse zu erzielen. Ihr Handeln nach dem Treffen ist ebenso entscheidend. Ein Follow-up beim nächsten geplanten Treffen ist niemals eine ausreichende Investition, um Ergebnisse sicherzustellen.
Sitzungsprotokolle veröffentlichen
Veröffentlichen Sie Ihr Protokoll und Ihren Aktionsplan innerhalb von 24 Stunden. Die Menschen werden am effektivsten zu Ergebnissen beitragen, wenn sie sofort mit den Aktionsthemen beginnen. Sie haben noch eine frische Erinnerung an die Sitzung, die verschiedenen Diskussionspunkte und die Begründung für jeden einzelnen Sitzungspunkt.
Auch eine Verzögerung bei der Verteilung der Protokolle wird sich auf Ihre Ergebnisse auswirken, weil die meisten Menschen auf das Eintreffen der Protokolle warten, bevor sie ihre Verpflichtungen in Angriff nehmen.
Effektive Nachbereitung
Das Einhalten und Befolgen von Fristen und Folgemaßnahmen wird Ihnen helfen, Ergebnisse aus Ihren Treffen zu erzielen. Im Anschluss an das Treffen sollte jede Person mit einem Aktionspunkt einen Aktionsplan für die Erfüllung jeder ihrer Verpflichtungen erstellen.
Unabhängig davon, ob sie die Schritte in ihren Planer schreiben, die Aufgaben an einen anderen Mitarbeiter delegieren oder die Aufgabe sofort erledigen, ist die Person für die Nachbereitung verantwortlich.
Und Sie können die Besprechungsergebnisse verbessern, indem Sie mit jeder Person auf halbem Weg zwischen den Besprechungen nachfassen. Ihr Ziel ist es, den Fortschritt zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Aufgaben im Gange sind.
Verantwortlichkeit während des nächsten Treffens schaffen
Haben Sie schon einmal an einem Folgetreffen teilgenommen, bei dem jeder Teilnehmer der Gruppe erzählte, warum er seine Verpflichtung nicht erfüllen konnte? Die Festlegung der Norm oder des Brauchs der Rechenschaftspflicht für Ergebnisse beginnt früh in Ihrem Sitzungszyklus.
Eine Nachbereitung durch den Moderator in der Mitte zwischen den Sitzungen ist hilfreich, aber die Gruppe muss die Nichteinhaltung von Verpflichtungen inakzeptabel machen. Lassen Sie die Teilnehmer beim nächsten Treffen über Fortschritte und Ergebnisse berichten, in der Erwartung, dass alle Teilnehmer die ihnen zugeschriebenen Ziele erreicht haben. Wenn eine Aufgabe ins Stocken gerät, prüfen Sie bei der nächsten Sitzung, ob es eine legitime Blockade für Fortschritte gibt, und legen Sie fest, wie weiter verfahren werden soll.
Nachbesprechung des Sitzungsprozesses zur kontinuierlichen Verbesserung
Die Praxis der Nachbesprechung jedes Geschäftstreffens ist ein wirkungsvolles Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung. Die Teilnehmer tauschen sich abwechselnd darüber aus, was am aktuellen Geschäftsbesprechungsprozess effektiv oder ineffektiv war. Sie besprechen auch den Fortschritt, den die Gruppe ihrer Meinung nach bei dem jeweiligen Thema macht.